Điện thoại không có người nghe, nhu cầu không tự biến mất
“Hi, we received your quotation. Does the price include shipping? Please call me back.”
Đội ngũ trong nước đã tan làm, khách hàng nước ngoài gọi đến, muốn xác nhận báo giá có bao gồm phí vận chuyển hay không. Điện thoại không có người nghe, khách để lại một tin nhắn thoại.
Ngày hôm sau đi làm, đồng nghiệp phụ trách báo giá hỏi: “Khách tối qua gọi đến nói gì?” Một đồng nghiệp khác mở email công việc: “Văn bản tin nhắn và bản ghi âm đều ở đây.”
Làm kinh doanh xuyên múi giờ, thời điểm khách hàng thuận tiện gọi đến thường không phải giờ làm việc của đội ngũ. Vấn đề thực sự không phải là “bỏ lỡ một cuộc gọi”, mà là nhu cầu phía sau cuộc gọi đó có được tiếp nhận đầy đủ hay không.
Hộp thư thoại giải quyết không chỉ việc “nghe điện thoại”
Hộp thư thoại của tổng đài đám mây Vanttel có thể cho phép khách hàng để lại tin nhắn thoại khi điện thoại không có người nghe; tin nhắn sẽ được chuyển thành văn bản và gửi kèm tệp ghi âm đến email công việc được chỉ định.
Như vậy, đội ngũ không cần phải túc trực bên điện thoại ngay từ đầu, mà vẫn có thể thấy sau khi vào làm: khách hàng là ai, muốn xác nhận điều gì, có cần gọi lại ngay hay không.
Đọc văn bản trước, xác định cần xử lý điều gì
Mở email, đọc nội dung chuyển văn bản trước, nhanh chóng xác định khách đang hỏi giá, xác nhận đơn hàng hay đang chờ gọi lại. Nắm rõ yêu cầu trước, rồi mới quyết định ai theo dõi, chuẩn bị những tài liệu nào.
Bản ghi âm lưu trong email, cần thì đối chiếu lại
Nếu hiểu được văn bản, có thể trực tiếp sắp xếp bước tiếp theo; khi gặp các chi tiết quan trọng như số tiền, số lượng, mã hiệu, thời gian giao hàng, hoặc muốn xác nhận nguyên văn lời khách nói, thì mở bản ghi âm để đối chiếu. Văn bản đảm bảo hiệu quả, bản ghi âm đảm bảo độ chính xác.
Cuộc gọi xuyên múi giờ cũng có thể tiếp nối trao đổi
Với vấn đề khách để lại ngoài giờ làm việc, đồng nghiệp phụ trách sau khi vào làm có thể chuẩn bị câu trả lời dựa trên email, rồi liên hệ lại với khách bằng số nước ngoài, tiếp nối trao đổi thay vì bắt đầu lại từ “tối qua anh/chị đã nói gì”.
Tin nhắn thoại đa ngôn ngữ cũng có thể chuyển văn bản
Chuyển tin nhắn thoại thành văn bản hỗ trợ nhận diện nhiều ngôn ngữ, xuất ra nội dung văn bản bằng ngôn ngữ khách đã nói. Cần lưu ý: nó nhận diện ngôn ngữ khách nói, không đồng nghĩa với việc tự động dịch sang tiếng Trung; đội ngũ vẫn cần hiểu theo ngôn ngữ tương ứng hoặc sắp xếp người phù hợp theo dõi.
Các tình huống thường gặp bao gồm:
- Khách hàng ngoại thương hỏi giá, xác nhận chi tiết đơn hàng
- Khách hàng thương mại điện tử xuyên biên giới hỏi về hậu mãi
- Đối tác nước ngoài đặt lịch trao đổi, chờ gọi lại
- Cuộc gọi và thông tin bổ sung ngoài giờ làm việc
Làm thế nào biến “cuộc gọi nhỡ” thành nhiệm vụ có thể theo dõi
- Cấu hình số địa phương cho thị trường mục tiêu, để khách hàng gọi thuận tiện hơn
- Bật hộp thư thoại trên số đó, khách có thể để lại tin nhắn khi không có người nghe
- Liên kết email nhận, văn bản tin nhắn và bản ghi âm tự động vào email công việc
- Sau khi đội ngũ vào làm, đánh giá mức ưu tiên theo tin nhắn, chuẩn bị tài liệu và gọi lại
Cách cấu hình có thể khác nhau tùy quốc gia, loại số và quy trình của đội ngũ; có thể đánh giá theo tình huống kinh doanh thực tế.
Kết luận
Điện thoại không được nghe ngay lập tức, trao đổi vẫn có thể tiếp tục.
Đọc văn bản tin nhắn trước để hiểu điều khách muốn trao đổi; khi cần thì nghe lại bản ghi âm gốc để đối chiếu; cuối cùng đồng nghiệp phù hợp gọi lại với đầy đủ thông tin. Để mỗi tin nhắn thoại khách hàng nước ngoài để lại đều có bước tiếp theo rõ ràng.
Vanttel cung cấp số địa phương toàn cầu, tổng đài đám mây và năng lực hộp thư thoại cho doanh nghiệp xuyên biên giới. Nếu bạn muốn giảm cuộc gọi nhỡ xuyên múi giờ, giúp cuộc gọi từ khách hàng nước ngoài dễ được theo dõi hơn, hãy liên hệ với chúng tôi để đánh giá phương án phù hợp theo quốc gia mục tiêu, cách nghe máy và quy trình của đội ngũ.
Bình luận