โทรศัพท์ไม่มีคนรับ แต่ความต้องการไม่ได้หายไปเอง
“Hi, we received your quotation. Does the price include shipping? Please call me back.”
ทีมงานในประเทศเลิกงานแล้ว ลูกค้าต่างประเทศโทรมาเพื่อยืนยันว่าคราคาที่เสนอรวมค่าขนส่งหรือไม่ โทรศัพท์ไม่มีคนรับ เขาจึงฝากข้อความเสียงไว้
ในวันถัดไป เพื่อนร่วมงานที่ดูแลใบเสนอราคาถามว่า “ลูกค้าโทรมาเมื่อคืนพูดว่าอะไร?” เพื่อนร่วมงานอีกคนเปิดอีเมลที่ทำงาน “ข้อความถอดเสียงและไฟล์บันทึกเสียงอยู่ที่นี่แล้ว”
การทำธุรกิจข้ามเขตเวลา เวลาที่ลูกค้าสะดวกโทรมักไม่ใช่เวลาทำงานของทีม ปัญหาที่แท้จริงไม่ใช่ “พลาดสายโทรศัพท์หนึ่งสาย” แต่เป็นความต้องการที่อยู่เบื้องหลังสายนั้นได้รับการรับไว้อย่างครบถ้วนหรือไม่
Voice Mail ไม่ได้แก้แค่เรื่อง “รับสาย”
Vanttel Cloud PBX Voice Mail สามารถให้ลูกค้าฝากข้อความเสียงเมื่อไม่มีผู้รับสาย ข้อความจะถูกถอดเป็นข้อความตัวอักษร และส่งไฟล์บันทึกเสียงไปยังอีเมลที่ทำงานที่กำหนดพร้อมกัน
ด้วยวิธีนี้ ทีมงานไม่จำเป็นต้องเฝ้าโทรศัพท์ตลอดเวลา และยังสามารถเห็นได้หลังเริ่มงานว่า ลูกค้าคือใคร ต้องการยืนยันอะไร และจำเป็นต้องโทรกลับทันทีหรือไม่
อ่านข้อความก่อน เพื่อประเมินว่าต้องจัดการอะไร
เปิดอีเมลอ่านเนื้อหาที่ถอดเสียงก่อน เพื่อประเมินอย่างรวดเร็วว่าลูกค้าสอบถามราคา ยืนยันคำสั่งซื้อ หรือรอการโทรกลับ เข้าใจความต้องการก่อน แล้วจึงตัดสินใจว่าใครจะติดตามและต้องเตรียมเอกสารอะไร
ไฟล์บันทึกเสียงอยู่ในอีเมล ตรวจสอบเพิ่มเติมเมื่อจำเป็น
หากอ่านข้อความเข้าใจแล้ว ก็สามารถวางแผนขั้นตอนถัดไปได้เลย เมื่อเจอรายละเอียดสำคัญ เช่น จำนวนเงิน จำนวนสินค้า รุ่น หรือกำหนดส่งมอบ หรือต้องการยืนยันคำพูดเดิมของลูกค้า จึงเปิดไฟล์บันทึกเสียงเพื่อตรวจสอบ ข้อความช่วยเรื่องประสิทธิภาพ ไฟล์เสียงช่วยเรื่องความแม่นยำ
สายที่โทรเข้ามาข้ามเขตเวลา ก็สามารถสื่อสารต่อได้
คำถามที่ลูกค้าฝากไว้ในเวลานอกงาน เพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบสามารถเตรียมคำตอบจากอีเมลหลังเริ่มงาน แล้วติดต่อลูกค้าด้วยหมายเลขต่างประเทศเพื่อเชื่อมการสื่อสารต่อ แทนที่จะเริ่มต้นใหม่ด้วยคำถามว่า “เมื่อคืนคุณพูดว่าอะไร”
ข้อความเสียงหลายภาษา ก็ถอดเสียงได้
การถอดข้อความเสียงเป็นข้อความรองรับการรู้จำหลายภาษา และแสดงเนื้อหาเป็นภาษาที่ลูกค้าพูด ต้องชี้แจงว่าเป็นการรู้จำภาษาที่ลูกค้าพูด ไม่ได้หมายถึงการแปลเป็นภาษาจีนโดยอัตโนมัติ ทีมงานยังต้องเข้าใจตามภาษานั้นหรือจัดหาผู้ที่เหมาะสมติดตามผล
สถานการณ์ที่พบบ่อย ได้แก่:
- ลูกค้าการค้าต่างประเทศสอบถามราคาและยืนยันรายละเอียดคำสั่งซื้อ
- ลูกค้าอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดนสอบถามบริการหลังการขาย
- พันธมิตรต่างประเทศนัดหมายการสื่อสารและรอการโทรกลับ
- สายที่โทรเข้ามาและข้อมูลเพิ่มเติมนอกเวลาทำงาน
วิธีเปลี่ยน “สายที่ไม่ได้รับ” ให้เป็นงานที่ติดตามได้
- ตั้งค่าหมายเลขท้องถิ่นสำหรับตลาดเป้าหมาย เพื่อให้ลูกค้าโทรได้สะดวกขึ้น
- เปิดใช้ Voice Mail บนหมายเลขนั้น ลูกค้าสามารถฝากข้อความเมื่อไม่มีผู้รับสาย
- ผูกอีเมลรับข้อความ ข้อความถอดเสียงและไฟล์บันทึกเสียงจะเข้าสู่อีเมลที่ทำงานโดยอัตโนมัติ
- หลังทีมเริ่มงาน ประเมินลำดับความสำคัญจากข้อความ เตรียมข้อมูล และโทรกลับ
การตั้งค่าอาจแตกต่างกันตามประเทศ ประเภทหมายเลข และกระบวนการทำงานของทีม สามารถประเมินตามสถานการณ์ธุรกิจจริงได้
บทสรุป
แม้ไม่สามารถรับสายได้ในทันที การสื่อสารก็ยังดำเนินต่อได้
อ่านข้อความที่ฝากไว้ก่อนเพื่อเข้าใจเรื่องที่ลูกค้าต้องการสื่อสาร เปิดฟังเสียงต้นฉบับเพื่อตรวจสอบเมื่อจำเป็น และสุดท้ายให้เพื่อนร่วมงานที่เหมาะสมโทรกลับพร้อมข้อมูล ทำให้ทุกข้อความเสียงที่ลูกค้าต่างประเทศฝากไว้มีการติดตามผลอย่างชัดเจน
Vanttel ให้บริการหมายเลขท้องถิ่นทั่วโลก Cloud PBX และความสามารถ Voice Mail สำหรับธุรกิจข้ามพรมแดน หากคุณต้องการลดการพลาดสายข้ามเขตเวลาและทำให้สายจากลูกค้าต่างประเทศติดตามได้ง่ายขึ้น ติดต่อเราเพื่อประเมินแนวทางที่เหมาะสมตามประเทศเป้าหมาย วิธีการรับสาย และกระบวนการทำงานของทีม
ความคิดเห็น