Hàng đã đến, vì sao thông quan lại chậm đi?
Một lô hàng xuất phát từ trong nước, vận chuyển và nhập cảnh đều thuận lợi, đến nước đích thông quan lại dừng lại. Nguyên nhân chưa chắc do hàng hóa có vấn đề, cũng có thể chỉ là một thông tin đang chờ xác nhận, một chứng từ cần bổ sung, hoặc đại lý khai báo hải quan địa phương cần liên hệ doanh nghiệp để xác minh.
Bản thân vấn đề thường không lớn, điều thực sự phiền phức là: thông tin này có thể kịp thời tìm được người xử lý được nó hay không.
Đội ngũ trong nước đã tan làm, bộ phận địa phương vừa mới vào ca; gọi điện không ai nghe, email vài giờ sau mới được thấy; các nhân sự khác nhau chuyển lời qua lại, cùng một vấn đề bị xác nhận lặp đi lặp lại. Chuỗi vận chuyển vẫn đang chạy, nhưng xử lý bất thường lại bị kẹt ở một "tuyến liên lạc" khác.
Ba điểm đứt gãy liên lạc thường gặp trong khâu thông quan
Có cuộc gọi gọi đến, nhưng không ai nghe
Doanh nghiệp để lại số di động trong nước, gọi từ địa phương không tiện; số lạ gọi đến, nhân viên không chắc có phải nghiệp vụ quan trọng không; khi người phụ trách không có mặt, đồng nghiệp khác cũng không nói rõ được tình hình cụ thể.
Đối với thông quan, quan trọng không chỉ là "doanh nghiệp có một số điện thoại hay không", mà là khi cần xác nhận thông tin, đối phương có thể nhanh chóng tìm được đúng người thực sự phụ trách việc này hay không.
Hệ thống đã gửi thông báo, nhưng người phụ trách không thấy
Bổ sung tài liệu, chứng từ không khớp, trạng thái bất thường, nhiều doanh nghiệp đã có hệ thống logistics, email, nhóm doanh nghiệp và nhắc nhở tự động. Nhưng "hệ thống gửi thông báo" và "người phụ trách thấy và bắt đầu xử lý" là hai việc khác nhau.
Một email có thể bị lấp bởi các thông tin công việc khác, một tin nhắn nhóm cũng có thể không ai nhận kịp thời. Thông quan nhạy cảm về thời gian, thông báo bất thường cần tiếp cận người cụ thể nhanh hơn.
Cùng một thông tin bị xác nhận lặp đi lặp lại
Tên công ty, thông tin hàng hóa, thông tin nhận hàng, nội dung khai báo, chỉ cần một chi tiết có nghi vấn, có thể phải trao đổi qua lại giữa doanh nghiệp và đại lý khai báo hải quan. Nếu cộng thêm khác biệt ngôn ngữ, cách hiểu của các nhân sự khác nhau về cùng một vấn đề cũng có thể không nhất quán.
Thứ làm chậm hiệu suất thường không phải một vấn đề đặc biệt phức tạp, mà là một vấn đề nhỏ sau nhiều lần chuyển lời đã trở thành xác nhận lặp đi lặp lại.
Kinh doanh cố định một quốc gia, có thể cấp cho địa phương một số ổn định trước
Doanh nghiệp kinh doanh lâu dài một thị trường nước ngoài có thể cấu hình số DID nội địa cho quốc gia mục tiêu, dùng để hải quan địa phương, đại lý khai báo hải quan, kho nước ngoài và đối tác logistics liên hệ.
Số ở địa phương, người nghe không cần thường trú ở nước ngoài lâu dài, có thể nghe qua hình thức liên lạc đám mây tại trong nước. Điều nó giải quyết trước tiên không phải "trông quốc tế hơn", mà là để nghiệp vụ địa phương có một phương thức liên hệ doanh nghiệp cố định: số thuộc về doanh nghiệp, không gắn với điện thoại cá nhân của một nhân viên kinh doanh; sau khi nhân sự điều chỉnh hoặc nghỉ việc, đối tác vẫn có thể tìm được doanh nghiệp; khi cần nhiều người xử lý, cũng có thể bố trí nghe hoặc chuyển máy theo nhóm.
Số nội địa không giải quyết được vấn đề năng lực ngôn ngữ, nhưng ít nhất có thể giải quyết trước bước "điện thoại có gọi vào được không, có tìm được doanh nghiệp không", sau đó do nhân sự quen ngôn ngữ và nghiệp vụ tương ứng tiếp tục xử lý.
Bất thường khẩn cấp, đừng chỉ dựa vào email
Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống logistics, nền tảng đơn hàng hoặc backend nghiệp vụ, có thể tiến thêm một bước: để năng lực liên lạc liên động với hệ thống nghiệp vụ.
Ví dụ một lô hàng có bất thường thông quan, cần bổ sung tài liệu. Hệ thống ngoài việc tạo nhắc nhở trạng thái, còn có thể kích hoạt cuộc gọi qua API thông báo thoại, gọi trực tiếp đến người phụ trách tương ứng.
Các hình thức liên lạc khác nhau nên đảm nhận nhiệm vụ khác nhau:
- Email: truyền tải tài liệu, thông tin đầy đủ và hồ sơ xử lý
- Hệ thống nghiệp vụ: ghi lại trạng thái, mốc và quá trình xử lý
- Điện thoại/thông báo thoại: tiếp cận tức thời trong tình huống khẩn cấp
Nhắc nhở qua điện thoại không nhằm thay thế email, mà là rút ngắn thời gian từ "bất thường xảy ra" đến "có người bắt đầu xử lý".
Những doanh nghiệp nào nên kiểm tra tuyến liên lạc của mình?
Nếu xuất hiện các tình huống sau, nên kiểm tra lại phương thức liên hệ hiện có còn phù hợp với nghiệp vụ hay không:
- Kinh doanh lâu dài các thị trường nước ngoài cố định như Singapore, Mỹ, châu Âu
- Thường xuyên cần hải quan địa phương, đại lý khai báo hải quan, kho nước ngoài liên hệ đội ngũ trong nước
- Phương thức liên hệ nghiệp vụ nước ngoài lâu dài gắn với số cá nhân của một nhân viên
- Bất thường thông quan chủ yếu dựa vào email hoặc nhóm công việc thông báo thủ công
- Đã có hệ thống logistics, hệ thống đơn hàng hoặc nền tảng nghiệp vụ riêng
- Sau khi cùng một lô hàng gặp vấn đề, thường cần nhiều bộ phận tìm người qua lại
Cuối cùng quy về hai câu hỏi
Liên lạc trong thông quan xuyên biên giới, cuối cùng có thể tách thành hai câu hỏi cụ thể hơn:
- Khi nghiệp vụ địa phương cần tìm doanh nghiệp, có thể nhanh chóng tìm được không?
- Khi nghiệp vụ có bất thường, hệ thống có thể nhanh chóng tìm được người phụ trách nội bộ không?
Vế trước có thể bắt đầu từ số nội địa của quốc gia mục tiêu; vế sau có thể liên động với hệ thống nghiệp vụ hiện có qua giao diện thông báo thoại.
Kết luận
Hiệu suất thông quan không thể chỉ nhờ một cuộc điện thoại giải quyết. Vận chuyển, khai báo hải quan, chứng từ, hệ thống và nhân sự, mỗi khâu đều ảnh hưởng đến kết quả.
Nhưng khi quy trình logistics, kho bãi và đơn hàng đều đang số hóa, liên lạc cũng không nên tiếp tục phụ thuộc vào "có ai đó đã thấy tin nhắn hay chưa". Đôi khi, thứ thực sự ảnh hưởng đến bước tiếp theo của quy trình, lại là một câu hỏi rất giản dị: khi đối phương muốn tìm bạn, có tìm được bạn không; sau khi có bất thường, người cần xử lý có thể biết ngay lập tức không.
Vanttel cung cấp cho doanh nghiệp xuyên biên giới năng lực số nội địa toàn cầu, liên lạc đám mây và thông báo thoại. Nếu bạn đang bước vào một thị trường nước ngoài mới, hoặc mong muốn tích hợp nhắc nhở qua điện thoại vào hệ thống logistics hiện có, có thể liên hệ với chúng tôi để đánh giá phương án phù hợp theo quốc gia thực tế, kịch bản sử dụng và cách nghe máy.
Bình luận