Barang sudah tiba, mengapa bea cukai justru melambat?
Satu kiriman berangkat dari dalam negeri, pengangkutan dan masuknya ke negara tujuan berjalan lancar, tetapi proses bea cukai di negara tujuan terhenti. Penyebabnya belum tentu masalah pada barang, bisa jadi hanya satu informasi yang menunggu konfirmasi, satu dokumen yang perlu dilengkapi, atau broker bea cukai setempat perlu menghubungi perusahaan untuk verifikasi.
Masalahnya sendiri sering kali tidak besar, yang benar-benar merepotkan adalah: apakah informasi ini dapat segera menemukan orang yang mampu menanganinya.
Tim dalam negeri sudah pulang kerja, bisnis lokal baru mulai bekerja; telepon tidak diangkat, email baru terlihat beberapa jam kemudian; berbagai pihak saling meneruskan informasi, pertanyaan yang sama dikonfirmasi berulang kali. Rantai logistik masih berjalan, tetapi penanganan anomali tersangkut di "jalur komunikasi" yang lain.
Tiga titik putus komunikasi yang umum dalam proses bea cukai
Telepon masuk, tetapi tidak ada yang mengangkat
Perusahaan mencantumkan nomor ponsel dalam negeri, sulit dihubungi dari luar negeri; panggilan dari nomor tak dikenal membuat karyawan ragu apakah itu urusan penting; saat penanggung jawab tidak ada di tempat, rekan lain juga tidak dapat menjelaskan situasinya dengan jelas.
Untuk bea cukai, yang penting bukan sekadar "apakah perusahaan punya nomor telepon", melainkan ketika informasi perlu dikonfirmasi, apakah pihak lain dapat dengan cepat menemukan orang yang benar-benar bertanggung jawab atas hal tersebut.
Sistem mengirim notifikasi, tetapi penanggung jawab tidak melihatnya
Pelengkapan data, ketidaksesuaian dokumen, status abnormal, banyak perusahaan sudah memiliki sistem logistik, email, grup perusahaan, dan pengingat otomatis. Namun "sistem mengirim notifikasi" dan "penanggung jawab melihat lalu mulai menangani" adalah dua hal berbeda.
Satu email bisa tenggelam oleh informasi pekerjaan lain, satu pesan grup juga bisa tidak segera diambil alih oleh siapa pun. Bea cukai sangat sensitif terhadap waktu, notifikasi anomali perlu menjangkau orang tertentu dengan lebih cepat.
Informasi yang sama dikonfirmasi berulang kali
Nama perusahaan, informasi barang, informasi penerima, isi deklarasi, jika ada satu detail yang meragukan, komunikasi antara perusahaan dan broker bea cukai bisa bolak-balik. Jika ditambah perbedaan bahasa, pemahaman berbagai pihak atas pertanyaan yang sama juga bisa tidak konsisten.
Yang sering memperlambat efisiensi bukanlah satu masalah yang sangat rumit, melainkan masalah kecil yang setelah diteruskan berkali-kali berubah menjadi konfirmasi berulang.
Untuk bisnis di negara tetap, sediakan dulu nomor stabil bagi pihak lokal
Perusahaan yang lama beroperasi di pasar luar negeri tertentu dapat menyediakan nomor DID lokal untuk negara tujuan, digunakan oleh bea cukai setempat, broker bea cukai, gudang luar negeri, dan mitra logistik untuk menghubungi.
Nomor berada di negara setempat, petugas penerima tidak harus bermarkas di luar negeri, dapat menerima panggilan dari dalam negeri melalui komunikasi cloud. Yang pertama kali diselesaikannya bukan "tampil lebih internasional", melainkan memberikan saluran kontak perusahaan yang tetap bagi bisnis lokal: nomor milik perusahaan, tidak terikat pada ponsel pribadi seorang staf; setelah ada penyesuaian personel atau resign, mitra tetap dapat menemukan perusahaan; jika perlu ditangani beberapa orang, penerimaan atau pengalihan panggilan dapat diatur per tim.
Nomor lokal tidak dapat menyelesaikan masalah kemampuan bahasa, tetapi setidaknya dapat menyelesaikan langkah "apakah telepon dapat masuk, apakah perusahaan dapat ditemukan", lalu dilanjutkan oleh personel yang menguasai bahasa dan bisnis terkait.
Untuk anomali mendesak, jangan hanya bergantung pada email
Jika perusahaan sudah memiliki sistem logistik, platform pesanan, atau backend bisnis, dapat melangkah lebih jauh: menghubungkan kemampuan komunikasi dengan sistem bisnis.
Misalnya, satu kiriman mengalami anomali bea cukai dan perlu melengkapi data. Selain membuat pengingat status, sistem juga dapat memicu panggilan telepon melalui API notifikasi suara, langsung menghubungi penanggung jawab terkait.
Berbagai metode komunikasi sebaiknya memikul tugas yang berbeda:
- Email: mengirimkan dokumen, data lengkap, dan catatan penanganan
- Sistem bisnis: mencatat status, titik, dan proses penanganan
- Telepon/notifikasi suara: menjangkau secara instan dalam situasi mendesak
Pengingat telepon bukan untuk menggantikan email, melainkan mempersingkat waktu antara "anomali terjadi" dan "ada orang yang mulai menangani".
Perusahaan mana yang perlu memeriksa jalur komunikasinya?
Jika terjadi hal-hal berikut, disarankan meninjau kembali apakah saluran kontak yang ada masih sesuai dengan bisnis:
- Lama beroperasi di pasar luar negeri tetap seperti Singapura, Amerika Serikat, Eropa
- Sering memerlukan bea cukai setempat, broker bea cukai, gudang luar negeri untuk menghubungi tim dalam negeri
- Saluran kontak bisnis luar negeri lama terikat pada nomor pribadi seorang karyawan
- Anomali bea cukai terutama bergantung pada email atau notifikasi manual di grup kerja
- Sudah memiliki sistem logistik, sistem pesanan, atau platform bisnis sendiri
- Setelah satu kiriman bermasalah, sering perlu beberapa departemen saling mencari orang
Akhirnya bermuara pada dua pertanyaan
Komunikasi dalam bea cukai lintas negara pada akhirnya dapat diurai menjadi dua pertanyaan yang lebih konkret:
- Ketika bisnis lokal perlu menghubungi perusahaan, apakah dapat menemukannya dengan cepat?
- Ketika bisnis mengalami anomali, apakah sistem dapat dengan cepat menemukan penanggung jawab internal?
Yang pertama dapat dimulai dari nomor lokal di negara tujuan; yang kedua dapat dilakukan melalui integrasi API notifikasi suara dengan sistem bisnis yang ada.
Penutup
Efisiensi bea cukai tidak mungkin hanya diselesaikan dengan satu panggilan telepon. Pengangkutan, deklarasi, dokumen, sistem, dan personel, setiap tahap memengaruhi hasil.
Namun ketika proses logistik, pergudangan, dan pesanan sudah terdigitalisasi, komunikasi juga tidak seharusnya terus bergantung pada "apakah seseorang sudah melihat pesan". Terkadang, yang benar-benar memengaruhi langkah berikutnya adalah pertanyaan sederhana: ketika pihak lain ingin menghubungi Anda, apakah mereka dapat menemukan Anda; setelah terjadi anomali, apakah orang yang seharusnya menangani dapat mengetahuinya sejak awal.
Vanttel menyediakan nomor lokal global, komunikasi cloud, dan kemampuan notifikasi suara untuk perusahaan lintas negara. Jika Anda sedang memasuki pasar luar negeri baru, atau ingin menghubungkan pengingat telepon ke sistem logistik yang ada, hubungi kami untuk mengevaluasi solusi yang sesuai berdasarkan negara, skenario penggunaan, dan cara penerimaan panggilan yang sebenarnya.
Komentar